【飲み会の幹事の仕事】進行の流れや準備、当日やることや会計方法
飲み会の幹事を任されてしまったら･･･
新入社員の方はローテーションで幹事を担当したり、先輩から直接任命されたりと、誰もが一度は経験する関門ではないでしょうか。
特に幹事の経験がない場合には、
- 進行の流れってどんなだっけ
- 当日やることは何だろう？
- 会計の回収とかどうするんだろう
- そもそも幹事の仕事って？
と戸惑ってしまうことも多いと思います。
そこで今回は、幹事の仕事の流れややるべきこと一覧について、まとめてみたいと思います。
目次
参加者と日程を調整する
一番初めに、参加者と日程を把握することが大切です。
焦ってお店選びが先行してしまいがちですが、参加人数の規模や日程によって、適したお店は異なってきます。
少人数であれば個室があるお店のほうが良かったり、大人数だと割引の適用されるプランがあったり･･･
だからこそまずは、参加希望者数の把握と、日程調整を済ませてしまいましょう。
最近では『調整さん』などのアプリが人気です。
『この日までに参加表明してください』としっかり締め切りを作っておくことも忘れないで下さい。
大学生同士の飲み会などは特に、日程調整のアンケートに全然回答してくれず、全く準備が進まない･･･ということも多いです。
仕事は色んな人に振っておく
幹事と言うのは、いわば『その飲み会の責任者』なわけです。
お店を予約するときにもあなたの名前を言いますし、会計等もあなたがまとめて支払うことになります。
しかしながら、大規模な飲み会であるほど、幹事1人の力ではどうにもならないことも出てくるでしょう。
そこで、同僚や後輩などに、『あなたはこれを担当して欲しい』とどんどん指示を出してしまいましょう。
いかにあなたの負担を減らせるかは、あなた自身の”人を使う能力”にかかっているのです。
- お店選びの候補を挙げる人
- 受付や会場までの案内係
- 幹事不在の時の代わり
これらの担当者がいるだけで、幹事のプレッシャーや大変さは大きく変わってきます。
大学生が新入生を対象とした歓迎会を行う場合などは、新入生を集合させて、会場まで連れて行く係が必要ですよね？
お店選びも、自分で膨大な候補の中から探していくよりも、何人かに少しずつ案を出してもらったほうが効率的です。
お店選び・コース等を決める
いよいよお店を決めたら、次は予約をしなければなりません。
その段階で希望のコースを伝える必要があるので、お店が決まった時点で一度、参加者に希望のコースや価格について相談しておくと良いでしょう。
少ない選択肢の中であれば皆も選びやすいですし、もしそのお店に問題がある場合でも間に合います。
コースと言っても本当に様々で、食べ放題・飲み放題・コース料理（何品あるのか）、さらには洋食or和食、鍋など、時にはアレルギーや好き嫌いに配慮してあげなければならないこともあります。
全員の意見を聞くのは不可能だと思いますが、後から文句が出ないように注意を払っておきましょう。
予約時に確認しておくべきこと
お店を予約する際に、特に注意して確認しておかなければならないことがあります。
- 料理・ドリンクの内容（量）
- お店の収容可能人数
- 開始時刻に間に合わない時の対処法
- 人数が変更になる場合の連絡期限
- キャンセル料について
- 何時間制なのか
- 値段は税込みか税抜きか
インターネット等で調べて予約する場合だと、どうしても料理の量感や内容が分かりづらい場合があります。
さらに、開始時刻に遅刻する際や、人数変更、キャンセル料などの手続き上の部分についてもハッキリさせる必要があります。
キャンセル料がかかることを事前に知らずにキャンセルしてしまったり、人数変更に対応してもらえなかったりすると、トラブルの元となってしまいます。
また、『値段は税込みなのか』『最終的に一人当たりいくらになる予定なのか』をきちんと聞いておくことも大切です。
インターネット上のサイトでは税抜きの価格を表示していたり、いざお店に行ってみたらチャージ料金を取られたり･･･という場合も少なくありません。
会計は幹事の大きな仕事の一つでもあるので、そのあたりは慎重に動いてくださいね。
会費の金額や徴収方法を決める
会費を決めるのも、幹事の役目です。
会社や上司からのカンパはあるのか、飲み会以外にかかる費用（当日のゲームに使う景品やサプライズ等）などをしっかり計算し、少し余裕を持って徴収しましょう。
当日の会計の時に、『やっぱり少しだけ足りない！』となるのは本当に大変です。
思うようにおつりがなかったり、誰から追加分を徴収したかの管理ができなかったり、最終的にあなた自身が不足分を払うハメにもなりかねません。
会費の徴収方法については、会費徴収リストを作るなどして、正確に管理しておく必要があります。
細かい方法については、それまで先輩たちはどうしてきたのか、慣習的にどうやるのか等を周囲に確認することをおすすめします。
特に指示がない場合は、参加人数が確定した時点から当日にかけて、全員と会えるタイミングを見図らないながら徴収していきましょう。
（その際は「会費徴収のお知らせ」などのメールを全員に送信してあげて下さい）
会費徴収の期限をしっかりと設定しておくことも大切です。
全員に詳細についてメールを送る
お店を予約したら、全員に改めて連絡をしましょう。
日程、時間、お店の場所（地図のURL）、集合場所と集合時間、会費、キャンセル料の有無、人数変更の期限などを伝え、『変更がある場合は◯月◯日の何時までに私に連絡してください』という旨を必ず明記してください。
ダラダラと変更希望を受け付けていると、あなた自身の負担が大きくなるばかりです。
特に、会費やキャンセル料などのお金がかかる部分に関しては、強調して伝えておいてください。
飲み会のことを忘れて予定を入れてしまう人もたまにいるので、
- 人数変更の期限日前日
- キャンセル料発生の期限日
- 飲み会前日
ここのタイミングでは、もう一度全員にメールを送ってあげた方が親切ですね。
当日の席順を決めておく
人数が少ない場合は問題ありませんが、大人数での宴会となる場合、席順を決めておく必要がある場合も多いです。
立場や個人間の仲を考慮してあなたが決めても良いですし、『どのテーブルに座るかをくじ引きで決める』という形でも良いでしょう。
どうせ途中で席替えをすると思いますが、最初の席順だけは固定してあげると、進行がスムーズになります。
お店のテーブル等の様子が分からない場合は、当日に幹事だけ先にお店へ出向き、その場で確認しても構いません。
（その代わり、くじ引きの用意等は事前に済ませておいてくださいね！）
その際に幹事の代わりに集合を取り仕切る係も、あなたが任命しておきましょう。
二次会のお店のアタリをつけておく
周囲に二次会ができるお店があるのか、カラオケボックスはあるのか等の確認も済ませておきましょう。
１次会が終わったタイミングで、全員に『２次会は、近くに◯◯というお店があります』ということを伝えてあげるだけで本当に助かるものです。
２次会の参加の有無に関わらず、とりあえず２次会まで誘導するのが、幹事の仕事です。
お釣り（小銭）を用意しておく
当日に会費を徴収する可能性がある場合は特に、お釣りをたくさん用意しておきましょう。
お釣りがないせいで会費の追加徴収ができなかったり、会計が大変になってしまうケースも少なくありません。
またどうしてもその場で追加徴収ができなかったり、追加注文などで会費を上回ってしまった場合などは、後日でも良いので全員にその旨を伝え、回収しても大丈夫です。
そして、必要がある場合には会計の報告書をきちんとまとめておくことも大切です。
いかがでしょうか。
幹事の仕事は本当に大変ですが、色んな人に仕事を振っていくことで、あなたの負担は減らせるのではないでしょうか。
慣れてしまえば、思っているほどエネルギーは使いません。
（プレッシャーはありますが･･･）
是非、最高の飲み会を作ってあげてくださいね！
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